Consejos para proteger documentos

Hay cierta documentación que es imprescindible conservar por ley, sobre todo en empresas, o porque puede necesitarse en cualquier momento. Otra simplemente se quiere conservar, pero para ello es necesario saber cómo proteger documentos para que se mantengan en el mejor estado en todo momento.

Tanto si son documentos que se encuentran en tu casa o tu empresa, puedes hacer que “vivan” muchos más años sin que nadie que no desees acceda a ellos si los cuidas con tan solo unas pequeñas pautas fáciles de realizar.

Algunos consejos para proteger documentos:

• Utiliza carpetas adecuadas que se adapten a los documentos para que no se desgasten ni se pierdan, los clips y grapas se acaban oxidando y dañan el papel
• Evita el plástico PVC y plastificar documentos
• Recurre a archivadores en los que ordenar y proteger los documentos que tienes
• Guarda en cajas, sobres, cajones o donde mejor te vaya los documentos correspondientes
• Guarda tus documentos en un lugar protegido a donde nadie más pueda acceder fácilmente
• Puedes tener una cámara de vigilancia para disuadir a ladrones de documentos si tienes información confidencial o que pueden utilizar para vender a alguien
• Puedes tener un armario con candado donde guardar los documentos confidenciales o que no quieres que nadie más acceda a ellos
• Mantenlos lejos de la luz solar y artificial muy fuerte
• Ten los documentos en una estancia de unos 18-20 grados, evitando sitios mal ventilados que no tengan las condiciones de conservación que se necesitan (como sótanos o áticos), con humedad entre 30-50%
• Evita que los documentos se encuentren cerca de algo que les pueda dañar
• Puedes hacer fotocopias de documentos importantes cuya información necesites conservar y guárdalos en otro sitio
• Puede ser interesante que digitalices todos los documentos que puedas
• Manipula todo con cuidado y atención

Para conservar por mucho tiempo, lo importante es guardarlos correctamente en un sitio y soporte adecuado, alejarlos de amenazas externas, manipularlos adecuadamente en su uso, impedir que una persona externa pueda acceder a ellos y evitar que se vean afectados por el paso del tiempo.